Cuando un empleado está a gusto en la empresa donde labora es mucho más productivo porque entrega toda su capacidad creativa. Esto podemos verlo en las empresas Open Office o "puertas abiertas", donde el activo más valioso es el personal, que además de recibir un buen salario goza de movilidad para no caer en la rutina y dispone de espacios únicos para relajarse.
En México son varias las empresas que aplican esta estrategia laboral donde el empleado siente que la oficina es una extensión de su casa. En esas compañías el costo-beneficio es para todos, tanto trabajadores como jefes ganan en tiempo y espacio y una mayor producción, además de una mínima rotación de personal.
Entre las firmas "divertidas" que destacan actualmente están Intercam, Volaris, Grupo Expansión, Microsoft y Google, pioneras en implementar proyectos basados en el 'aprendizaje social' que reditúan en el corto plazo y se miden en términos de productividad.
Aunque no hay cifras precisas que traduzcan esta propuesta creativa, se estima que la productividad sube entre 20 y 30% y la comunicación interna aumenta hasta en 40% eliminando al máximo la 'juntitis'. Esta simplicidad de forma y fondo resulta propicia para implementar sustentabilidad que se traduce en mobiliario reciclado. El resultado son cambios inmediatos por su bajo costo y la sensación unánime de trabajar sin estrés.
Espacios creativos
Juan Carlos Vaumgartner, director de Space, despacho especializado en diseño de espacios corporativos de alta productividad, señala que todo comienza con la modificación de espacios al interior de la empresa. "La propuesta al implementar oficinas de puertas abiertas es "regresar a lo básico en el aprendizaje, a través de contar historias de manera informal", dice.
Explica que para estimular la creatividad se necesitan instalaciones que propicien comportamientos y convivencia informales, espacios divertidos dentro de la oficina que saquen de la rutina pero sin descuidar las responsabilidades. Por ejemplo, en Intercam le llaman 'parques' a los espacios multiusos a los que tienen acceso todos los empleados sin importar jerarquías.
En esto no hay ningún secreto, todas las empresas necesitan un 'traje a la medida' que genere soluciones de oficina, donde los empleados convivan compartiendo amplias mesas que se transforman en salas de juntas que invitan al intercambio social.
"No está lejos el día en que será común resolver los problemas financieros de la empresa en una sala para jugar 'Wi' o analizar planos en una mesa de 'Ping Pong', esquema propicio para incentivar la comunicación corporativa y la integración de equipos de trabajo", dice Vaumgartner.
Aprender socializando
El experto refiere que la mitad de lo que aprendemos en la vida se adquiere en ambientes sociales y no en el trabajo o en las aulas, sino en la convivencia informal con otras personas. El concepto del aprendizaje social tiene casi 10 años.
Esto es algo que se daba hace miles de años cuando la gente se sentaba frente a una fogata y aprendían entre sí. "Cuando se crean las oficinas se acaba el aprendizaje social", comenta Vaumgartner, tras señalar que con archiveros de ruedas y teléfonos inalámbricos la movilidad del empleado se vuelve algo práctico y cotidiano que le permite interactuar en varias áreas al mismo tiempo y familiarizarse con diferentes proyectos a la vez.
Alberto Laris, socio y director de GA & A Arquitectos, agrega que detrás de este concepto hay una investigación con parámetros de medición que se vuelven una herramienta para la empresa. "Esto es más que hacer interiorismo", dice.
Por su parte, Eduardo García Lecuona, presidente de la institución financiera Intercam, señaló que adoptaron estos conceptos vanguardistas para diferenciarse de la competencia a nivel nacional. "Los clientes no querían otro banco igual, por eso somos la única entidad financiera de puertas abiertas", asegura.
Ambientes que elevan la productividad
En las oficinas corporativas de Intercam, ubicadas en una de las torres de Plaza Carso en Polanco, lo relevante son sus 'parques', espacios internos para que los empleados se sientan cómodos y se distraigan sin necesidad de salir de la oficina. En los 'parques' analistas y financieros de la empresa trabajan en reuniones informales con un IPad o Laptop o pueden celebrar cumpleaños con globos y pastel.
Alberto Laris, que trabajó de la mano con Space en el cambio corporativo de Intercam, detalla que el cambio debía reflejar la esencia de la institución financiera. Calculistas, ingenieros, arquitectos y diseñadores trabajaron en equipo para entender a la empresa. Para incrementar los flujos de comunicación se mandaron los privados al centro y las oficinas de los empleados quedaron con luz natural logrando un ahorro de energía de hasta 40 por ciento.
El auditorio está ubicado al centro de las oficinas y aparenta ser un salón de fiestas infantiles. Cada hilera de sillas es de un color diferente con la idea de integrar los equipos de trabajo del banco, mientras que las salas de juntas llevan el nombre de índices financieros (S&P, MexDer, DowvJones, Nasdaq) para distinguirlas unas de otras.
Volaris vuela con puertas abiertas
Otras de las empresas que enarboló la bandera de puertas abiertas es Volaris, que desde hace seis años busca que todo empleado crezca dentro de la compañía como parte de la estratégia de comunicación.
La atención hacia el personal se materializó cuando Volaris estrenó sus nuevas oficinas en julio de este año en Santa Fe. Si bien están integradas dentro del Centro Comercial Samara, han adoptado su propio nombre: 'Samara Living Center' o Centro de Vida, que ha reforzado la cultura de la empresa centrada en los empleados.
"En estas oficinas prácticamente nadie tiene un espacio asignado, los empleados tienen un archivero con ruedas donde guardan tus cosas que pueden mover por la oficina y se sienten donde haya un lugar disponible. El sistema telefónico funciona similar al de los celulares por lo que no estás ligado a una extensión y la mayor parte de las áreas de reunión son áreas informales abiertas", explica Juan Carlos Vaumgartner, de Space.
Satisfactores inmediatos
El éxito de este tipo de proyectos crece en la medida que las empresas llevan el seguimiento del nuevo diseño. La mayoría tiene pocas métricas para conocer el desempeño de su gente cuando hay cambios. La ventaja que tiene Volaris, expone Vaumgartner, es que mide satisfacción y velocidad de respuesta de sus clientes, qué tan rápido salen estos aviones y si recibieron la atención esperada con resultados de incremento en productividad de un 30 por ciento.
Con visitantes y amigos Volaris presume su 'Divertorio', un espacio de recreación colorido que da la sensación de frescura, con salas de juegos donde incluso se realizan juntas de trabajo. "Los viernes hacemos juntas de integración con la presentación de libros", comentó Eduardo Garay, director de Recursos Humanos de la aerolínea.
Las oficinas de Volaris están pintadas de varios colores, lo que te hace sentir relajado. Tiene un par de columpios hechos con llantas recicladas de avión que invitan al personal a divertirse en horas de trabajo y sin dejar de hacerlo organizar ahí mismo sus juntas de planeación.
"Somos la única aerolínea que se rige bajo el concepto de "Living Center", lo que nos hace el mejor lugar para trabajar", enfatizó Garay.
Más prueba del éxito
Otro ejemplo del diseño elaborado por Space podemos verlo en Google, empresa donde se incorporó una mesa de Ping Pong, un lugar para juegos electrónicos, sala de juntas para ver el fútbol, así como una sala de masajes donde los empleados hacen una reservación para ser atendidos y después de bañarse regresan a sus labores. Aquí la empresa absorbe parte del costo del servicio.
En Microsoft hay salas con chimenea. La idea es que para reuniones que van a durar mucho tiempo, los empleados se sientan cómodos y puedan funcionar en estos espacios.
En Grupo Expansión (la casa editorial de Metros Cúbicos y metroscubicos.com) hay una sala de juegos como Wi o futbolito, clases de yoga o servicios de SPA para empleados, este último a costos mínimos. Pilar Rodríguez, gerente de Relaciones Públicas, destaca el programa 'Paréntesis', con un enfoque en la persona. "Haz un paréntesis en tu rutina laboral y baja el estrés", es el eslogan.
La sala de juegos se acondicionó en la sala lounge ubicada arriba de la cafetería como lugar ideal para la relajación. Otro servicio es el de Nutrición, que permite a los empleados cuidar su salud sin distraer el tiempo destinado a su trabajo y a bajo costo. "Estos beneficios repercuten en la salud y en la manera de trabajar", asentó Rodríguez.
El éxito de este tipo de proyectos es que le permiten al despacho de interiorismo especializado la oportunidad de crear espacios acorde el 'DNA' de cada empresa. "Estos valores van más allá del producto que vendes o el servicio que ofreces", dice Alberto Laris.
Creativas y sustentables
La apuesta por el cambio no implica comprar todo nuevo. Las empresas buscan maximizar productividad y minimizar costos, de ahí la apertura a la reutilización y reciclaje en mobiliario y estantería sin que esto reste importancia a la imagen de las oficinas corporativas.
Volaris, por su parte, presume un mobiliario totalmente ecológico. Eduardo Garay detalló que las llantas de avión sirven de base para mesas de trabajo que son salas de juntas abiertas y el auditorio está lleno de sillones de avión. A la vez que los carritos que utilizan las sobrecargos para servir bebidas son reutilizados como cajoneras en las oficinas.
"Esto nos permite enviar un mensaje de ecología y bajo costo de operación, al mismo tiempo que integra gente bien comunicada en línea de eficiencia", señaló el director de Recursos Humanos de Volaris.
En Intercam, las personas que esperan se sientan en un jardín artificial con libros y periódicos disponibles para leer y si tienen que hacer llamadas personales o de clientes, hay movilidad de la extensión hacia una cabina cerrada similar a la de los pueblos del viejo oeste para llamar en privado. Es posible conectar el teléfono en todas partes sin perder la extensión. Esta tecnología permite ahorros de cableado y agiliza la conectividad.
Ahí los paneles que dividen las áreas de trabajo están hechos con cascarón de huevo y resina, mientras que los pisos de los comedores son de caucho de llanta de automóvil.
Uno de los grandes ahorros en las empresas open office son los 'centros de apoyo’ donde se concentran herramientas de trabajo comunes como: impresora, scanner, copiadora o fax para optimizar recursos. Estas estaciones incentivan los flujos de comunicación y se calcula que reducen el consumo de energía en más de 20% anual.
El costo
"Si desperdicias el espacio y no lo utilizas como herramienta competitiva estás perdiendo dinero, estás compitiendo en un mundo global en el que el resto de las empresas sin importar donde estén ubicadas lo están utilizando", asentó Vaumgartner.
Oficinas sin plafones son ejemplo de ahorro de costos y se adaptan a los nuevos proyectos. Laris explica que muestran transparencia y orden al señalizar las instalaciones con un código de colores, lo que permite un mantenimiento más sencillo sin que aumenten los costos.
García Lecuona, de Intercam, señala que la inversión en este tipo de proyectos está diferenciada. "El monto de inversión es por persona más que sumar el total pues es relativo. "Invertimos por estación de trabajo personal un monto cercano a 1,000 dólares por empleado, por lo que no se puede tener espacios vacíos", explicó.
"Es más un tema de estrategia que de costos o tamaño, pues hay empresas que con poco espacio y presupuesto han incrementado su productividad en el corto plazo", coinciden los entrevistados.
Alberto Laris, de GA&A, aclara que lo importante es contar con la colaboración del líder de la empresa, que entienda que el cambio va más allá de la construcción. "Llegas a transformar muchos paradigmas y maneras de trabajar. Si no hay un compromiso de los líderes es difícil cambiar una organización de abajo para arriba", expuso.
Antes sólo empresas globales apostaban a estos cambios pues tenían como parámetro sus subsidiarias en diferentes países, tal es el caso de ALSEA o 3M, pero cada vez hay más corporativos mexicanos haciendo esto.
Resistencia al cambio
El reto de una oficina divertida está en lograr que la gente pueda comunicarse mejor. Pero para poder ejecutar los cambios hay que entender bien la cultura de la organización y aprender cómo se comunica con sus empleados. ¿Los horarios son estrictos? ¿Cómo se atiende a visitantes? ¿Cómo hacer que la gente sea productiva?
Ejecutivos de mayor edad podrían rehusar este tipo de cambios. "Nuestro éxito radica en que dejamos de lado los temas subjetivos de los cambios que hacemos y los aterrizamos más a una especie de consultoría de negocios, después lo vamos llevando de la mano hasta finalizar la operación", expuso Vaumgartner.
Volaris implementó una estrategia de cambio con sus directores previo a la materialización de la obra. Se implementaron 'tours' a la construcción como una medida de sensibilización al cambio y cada semana se enviaba un mensaje con el avance de la obra para dar perspectiva de lo que vendría más adelante.
Garay detalló que solicitó al personal del edificio anterior que implementara ejercicios de puertas abiertas, esto es, que tuviera sus reuniones de trabajo en el comedor, el jardín o espacios abiertos para 'aclimatar' a los equipos de trabajo.
Tras una intensa labor de convencimiento en Intercam, la oficina del director es al mismo tiempo sala de juntas en respuesta a una política de puertas abiertas. Esto encaja bien con el ISO 9000 en todos sus procesos que son políticas de calidad que hablan de la flexibilidad en oficinas corporativas.
Estamos en el brinco generacional donde unos son muy tecnológicos y otros ni tienen Facebook, Twiter o Messenger y una empresa flexible puede manejar mejor ambos nichos de mercado.
La ventaja competitiva de toda oficina flexible es que tienes movilidad, aplanas tu nivel jerárquico y ahorras espacio. Te permite movilizar a las personas según las necesites para ciertos proyectos o ciertas tareas específicas. Y en el tema de instalaciones, léase voz, datos y electricidad o corriente, racionalizas mucho el cómo empaquetar las instalaciones.
